Projectmanagement in de 21ste eeuw
99% van ons handelen is onbewust en dat hebben we niet eens door. AI is voor veel taken nu al superieur aan mensen, en zal 90% van alle werk overnemen. Ook projectmanagement zal drastisch veranderen. Om ons daarop voor te bereiden, gaf de KWD Klantenvakdag een kijkje in de toekomst. In twee keynotes en zes parallelsessies keken vakgenoten naar verschillende uitdagingen voor projectmanagers in de 21e eeuw. In dit artikel delen we een aantal belangrijke inzichten van die dag in vogelvlucht.
Projectmanagement Vakdag 2024
Humans with AI will replace humans without AI
De eerste keynote was van futurist en trendwatcher Richard van Hooijdonk. Zijn boodschap was glashelder: niets doen met AI is geen optie. AI kan 90% van de banen overnemen in de wereld van morgen. Op dit moment kunnen computers al betere diagnoses stellen, razendsnel gebouwen ontwerpen, persoonlijkheidsschetsen maken, en voetbalwedstrijden verslaan, inclusief uitzinnig gejuich bij goals. In projecten kan AI notuleren, acties uitzetten bij teamleden, product breakdowns maken en planningen maken. En AI zal verschillende taken béter kunnen dan wij, want ‘wij zijn niet slim genoeg’. Van Hooijdonk verwacht niet dat ons vak overbodig wordt, maar ‘humans with AI will replace humans without AI’. Wij zijn nodig voor het menselijk contact, om na te denken hoe we veilig en gelukkig blijven, om coalities te bouwen en samen te werken. De futurist voorspelt dat ecosystemen en special forces de organisaties van de toekomst zijn: tijdelijke samenwerkingsverbanden met wetenschappers, universiteiten en startups om specifieke problemen op te lossen. Zulke samenwerkingsverbanden hebben sterke en inspirerende leiders nodig, met nieuwsgierigheid naar de toekomst, die nieuwe ideeën omarmen en mensen verbinden. Van Hooijdonk roept op tot ‘meer anarchie, meer durf’ en raadt ons aan samen te werken en te experimenteren.
Ons beperkte brein
De keynote van neurowetenschapper, bedrijfskundige en psycholoog Ayca Szapora liet de gasten zelf ervaren hoe beperkt het menselijke brein is. En hoe inzicht in de beperkingen van het brein je helpen om verbinding te maken en creativiteit te stimuleren. Zaken waar we als projectmanager juist extra aandacht aan zullen besteden als AI onze basistaken heeft overgenomen. Szapora liet zien hoe ons brein over alles een mening creëert. Binnen 0,2 seconden. En om energie te besparen neemt het brein daarvoor shortcuts. ‘We zien een klein stukje van de wereld en je brein vult de rest aan op basis van ervaringen’. Ons bewustzijn is slechts een verhalenverteller, en meer dan 99% van ons gedrag is onbewust aangestuurd. Ze liet zien hoe ons brein is opgebouwd: Ons reptielenbrein houdt ons in leven en beoordeelt daarvoor razendsnel de basale vragen: Kan ik het eten? Kan het mij doden? Kan ik er seks mee hebben? Voor dit deel van het brein is vertrouwen en veiligheid belangrijk. Ons zoogdierenbrein is verantwoordelijk voor onze emoties, het bevat ons pijnsysteem en ons pleziersysteem. Verandering doet bijvoorbeeld pijn, en complimenten triggeren je pleziersysteem. Onze neocortex is verantwoordelijk voor logica en nadenken. Szapora legt uit dat we zeer overtuigend zijn als we deze breindelen alle drie aanspreken. Dat doen we door te zorgen voor een veilige sfeer (voor rust in het reptielenbrein), aandacht voor pijn en plezier (voor het zoogdierenbrein), en door duidelijkheid te verschaffen (voor de neocortex). Wat kunnen projectmanagers met deze inzichten? Ons brein houdt van eenvoudige boodschappen, en van herhaalde boodschappen. Als je je opdrachtgever wilt overtuigen, geef die dan niet meer dan drie opties. Creativiteit is mogelijk in ontspannen stand van je brein. Je kunt creativiteit stimuleren door eerst informatie te verzamelen, dan ‘los te laten’ en iets anders te doen, om vervolgens aan de slag te gaan, en te experimenten. Jezelf toestaan fouten te maken is noodzakelijk voor creativiteit.
Een goed werkman prijst zijn getuig
KWD’ers Tim Bosch en Frederik Lindenaar gingen in op de komst van slimme projectmanagement tools, en hoe je als projectmanager relevant blijft. Zij laten zien hoe projectmanagement tools bijdragen aan projectsucces, met overzicht, inzicht en vooruitzicht. Deze tools verbeteren workflows, helpen teams samenwerken, en geven inzage in de voortgang van je projecten.
Tim en Frederik maken daarbij onderscheid tussen twee hoofdgroepen van PM tools:
- Project Management Software (PMS), die zich richt op “de projecten goed doen”. Deze tools zijn gericht op taakbeheer, samenwerking binnen teams, gedetailleerde planning en resourceplanning. Gebruikers zijn typisch projectmanagers, product owners, scrum masters en development teams. Bekende voorbeelden zijn Jira en Azure DevOps.
- Project Portfolio Management software (PPM), die zich richt op “de juiste projecten doen”. Deze tools zijn gericht op het hele portfolio, waardebeheer, stakeholder management, high-level planning en resource management. Gebruikers zijn typisch PMO’ers, en portfolio- en programmamanagers. Sterke voorbeelden hiervan zijn Primavera (van Oracle) en PlanView.
Tim en Frederik zien dat deze tools naar elkaar toe groeien, en dat de tools steeds slimmer worden met generatieve AI. Hiermee gaat de rol van de PM veranderen: minder operationeel en meer strategie, met focus op mensen.
In de workshop werden de volgende inzichten en tips gedeeld:
- PM tools zijn leuk! Ze dragen bij aan je projectsucces!
- Investeer serieus tijd in het leren en gebruiken van (nieuwe) PM tools.
- PM tools verdienen zich terug, maar kies wel de juiste en zet ze goed in.
Steeds meer innovaties, steeds sneller
Marco Blijenberg van Conclusion en KWD’er Erik van Daalen gaven een overzicht van maatschappelijke ontwikkelingen, zoals globalisering, individualisering en de verschillen tussen generaties, die invloed hebben op ons vak. Daarnaast volgen technologische ontwikkelingen zoals Artificial Intelligence en virtual reality elkaar steeds sneller op. Al deze ontwikkelingen maken ons vak steeds complexer.
Erik en Marco weten uit eigen ervaring dat AI kan zorgen voor meer focus in het werk, meer efficiëntie. Ze demonstreerden hoe een AI-tool als CoPilot een projectplan kan opstellen, op basis van gegevens in je eigen (Microsoft)omgeving, zoals plannen van eerdere projecten en informatie uit je mails en chatberichten.
Ze verwachten dat een steeds groter beroep wordt gedaan op de soft skills van de PM: het strategisch inzicht, het empathisch vermogen, sociale vaardigheden en creativiteit. Daarnaast zijn mensen belangrijk om de ethische kant van het gebruik van AI te bewaken. En vakmanschap blijft nodig om de resultaten die AI ons voorlegt, te kunnen beoordelen. Tenslotte benadrukten Erik en Marco dat ons brein nog niet is mee-geëvolueerd met alle technische ontwikkelingen. Ze pleiten ervoor om niet ‘steeds meer te willen doen’ met de mogelijkheden van AI, want dan putten we onszelf en onze teamleden uit. Voor projectmanagers blijft er dus een belangrijke rol te spelen.
Boomers en Zoomers
KWD’ers Dennis Barendse en Marco Rijbroek bespraken wat het betekent dat steeds meer generaties samenwerken in projecten. Met de gasten namen ze onder de loep hoe verschillende generaties elkaar kunnen versterken:
- De Boomers hebben een enorme ervaring en vakkennis, die ze kunnen overbrengen aan de andere generaties.
- De MTV-generatie zorgt ervoor dat er focus komt en blijft op het “gewoon doen”.
- De Millenials, met de eerste ervaringen achter de rug, kijken met veel creativiteit naar de huidige processen. Zij zijn in staat om hiervoor verbeteringen aan te dragen.
- De Zoomer kan met een frisse blik naar de huidige situatie kijken en helpen om digitale hulpmiddelen goed in te zetten.
Daarbij bespraken ze wat er nodig is om tot die synergie te komen:
- Wees je bewust van de verschillende generaties; sta open en luister
- Focus ook op de overeenkomsten van alle generaties
- Creëer samenhang en één identiteit als team/afdeling/bedrijf
De projectmanager voor een betere wereld
KWD’ers Ronald Kappert en Martijn Brussen besteedden aandacht aan duurzaamheid in projecten. Hun tips:
- Ook als je project niet gericht is op duurzaamheid, kun je als projectmanager aandacht vragen voor duurzaamheid, en een bijdrage leveren aan een betere wereld.
- De ontwikkeling van je projectstrategie is een platform om met je stakeholders in gesprek te gaan over de invulling van je project. Inclusief duurzaamheid.
- Een methode als Green Project Management kan je helpen.
Voor wie verder wil kijken: een reflectie op de toekomst
In het nieuwe boekje KWD, “Projectmanagement: een reflectie op de toekomst”, is al deze informatie en meer rustig na te lezen. Dit boekje is te bestellen via de website van KWD.
Als KWD kijken we met plezier terug op deze 18e Klantenvakdag. We danken onze gasten voor hun interesse en de participatie in de workshops. En we kijken alvast vooruit naar de 19e Klantenvakdag in 2025.