Systeemgerichte Contract Beheersing

Vertrouwen

Als opdrachtgever heb je een opdrachtnemer geselecteerd waarbij je vertrouwen hebt in diens kwaliteitssysteem en processen. Zoals meestal echter is vertrouwen goed, maar controle beter. Je kunt en wilt echter niet de hele dag bij de opdrachtnemer rondlopen en je zowel inhoudelijk als procesmatig met de ontwikkelingen bemoeien. Dat is niet bevorderlijk voor de voortgang en de kans is groot dat je dan als opdrachtgever een deel van de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer op je neemt. En je mag toch aannemen dat de opdrachtnemer de specialist op zijn gebied is.

Relatie opdrachtgever / opdrachtnemer

Als voor een project externe partijen worden ingeschakeld om (een deel van) het projectresultaat te leveren, is de relatie opdrachtgever/opdrachtnemer in hoge mate bepalend voor het succes van het project. Als opdrachtgever ga je er van uit dat je een professionele leverancier/opdrachtnemer hebt geselecteerd, die zijn interne kwaliteitssysteem en voortbrengingsprocessen goed op orde heeft. Als dit kwaliteitssysteem en alle processen op orde zijn, is de kwaliteit van het te leveren product praktisch gegarandeerd. Misinterpretaties van eisen, fouten of onvolledigheid in de ontwikkeling, slechte performance, inferieure halffabricaten, slechte documentatie etc. worden dan tijdig gesignaleerd en gecorrigeerd.

Opdrachtnemer realiseert

Bij Systeemgerichte Contract Beheersing (SCB) is het uitgangspunten dat de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de realisatie van het werk, de werkwijze en het functioneren van zijn managementsysteem. De rol van de opdrachtgever beperkt zich voornamelijk tot het formuleren van het gewenste resultaat, beheersing van het contract en het risico gestuurd controleren of aan de prestatie-eisen wordt voldaan.

Opdrachtgever toetst

Het principe van SCB is dat je als opdrachtgever in kaart brengt wat de belangrijkste risico’s aan de kant van de opdrachtnemer zijn en vervolgens vaststelt of de opdrachtnemer zijn processen zodanig op orde heeft dat die risico’s worden beheerst.

In ieder geval wordt bij de start van het project in het algemeen een ‘systeemtoets’ georganiseerd. Dit heeft tot doel vast te stellen of het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer aan professionele standaarden voldoet en of er ook volgens dit systeem wordt gewerkt. Een dergelijke systeemtoets kan op meerdere momenten gedurende het project worden uitgevoerd, vaak gerelateerd aan de fase van het project.

Risico analyse

Periodiek, gemiddeld zo 1 keer per 4 maanden, voer je als opdrachtgever een risicoanalyse uit. Daarin stel je vast wat in de komende periode de meest risicovolle processen zijn en welke risico’s aan de kant van de opdrachtnemer kunnen optreden. Waar de processen en/of risico’s ‘in het rood’ scoren, plan en organiseer je toetsen. Met het doel vast te stellen dat de opdrachtnemer de betreffende processen professioneel heeft ingericht en voldoende maatregelen heeft getroffen om de risico’s te voorkomen of de mogelijke gevolgen te beheersen. Waar een gesignaleerd risico het best vastgesteld kan worden door te toetsen of een product aan de vereiste kwaliteitseisen voldoet, organiseer je een product toets. Dat kan bijvoorbeeld de kwaliteit van de planning, een ontwerpdocument of een fysiek product betreffen.

Als een toets positief uitvalt kan de contractmanager besluiten de kans op optreden van het risico in de risicoanalyse te verlagen. Als er een ernstige feitelijke negatieve bevinding wordt gesignaleerd, kan dit resulteren in een zogenaamde ‘Tekortkoming’. Dit kan dan resulteren in het achterhouden van een betaling. De opdrachtgever heeft met dit instrument dus een objectief hulpmiddel voor het formele contractmanagement in handen.