Fusie onderwijsinstellingen – strikte deadline
In november 2020 krijgt Eugène Penders de leiding van het project om de beoogde instellingenfusie van twee onderwijsinstelling mogelijk te maken. Het gaat om de Agrarische Opleidingscentra Aeres en Nordwin College. Daarvoor is het nodig hun beide Student-Informatie-Systemen Eduarte (en daarmee hun hele IT-landschap) samen te voegen. Volgens de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en SIS-leverancier Iddink vraagt dit minimaal 12 maanden doorlooptijd. Als Eugène als projectmanager start, zijn er nog 8 maanden beschikbaar. Overschrijding van deze deadline betekent tenminste een héél schooljaar uitstel van de beoogde fusie. De druk is hoog. KWD neemt de uitdaging aan.
Resultaat
Vòòr aanvang van het schooljaar 2021/2022 is de go-live succesvol afgerond! Dat houdt in dat alle systemen weer beschikbaar zijn voor de gebruikers. En daarmee is de instellingenfusie per 1 augustus 2021 een feit. De geïntegreerde Eduarte-omgeving is ingericht met alle vereiste data, met alle vereiste functionaliteit en met alle interne en externe koppelingen. Alle VMBO-leerlingen en MBO-studenten van Nordwin College bij DUO zijn overgeschreven naar Aeres. Volgens SIS-leverancier Iddink is dit de meest soepel verlopen fusie die zij ooit hebben meegemaakt.
De Stuurgroep – op directieniveau! – en Raad van Bestuur van Aeres zijn zéér blij met dit mooie resultaat. Temeer omdat KWD het project financieel binnen budget heeft opgeleverd.
Opdracht
De opdracht is om de fusie van de onderwijsinstellingen onder strikte deadline mogelijk te maken.
Aanpak
Na goedkeuring van de projectopdracht en -organisatie start Eugène de initiatiefase om projectbreed tot een goede aanpak en planning te komen.
Het uitgangspunt is dat Nordwin al overschakelt op de Aeres-inrichting – dit uitgangspunt blijkt na de fit/gap-analyse niet tijdig realiseerbaar. Gekozen wordt voor ‘beide werelden naast elkaar’ als tussenstap.
- Beide instellingen werken na de fusie voorlopig nog op hun oude manier; naast elkaar ingericht in één Eduarte-omgeving.
- Autorisaties en authenticatiemechanismen voorkómen dat gebruikers van de ‘ene wereld’ veel last hebben van de ‘andere wereld’.
- Voorafgaand aan de fusie zorgt het project dat de Nordwin-studenten overgeschreven worden naar Aeres.
- Het project past documenten aan aan de Aeres-conventies.
- Vele koppelingen met omliggende applicaties worden aangepast en gemigreerd om de IT-landschappen te integreren.
- Aeres-brede processtandaardisatie wordt buiten scope gehouden en in een vervolgproject opgepakt.
Na goedkeuring van het projectplan start de uitvoering in februari 2021. Eduarte-leverancier Iddink verzorgt de datamigratie met hulp van Data eXcellence.
Cultuurverschillen
Tijdens het project spelen diverse inhoudelijke uitdagingen, waarbij ook de verschillen in cultuur en zienswijze van beide fusiepartners een rol spelen. Eugène slaagt er als ‘objectieve buitenstaander’ goed in om het team bij elkaar te houden, en tot goede en gedragen besluiten te komen.
Eugène draagt zorg dat interne stakeholders en gebruikers geïnformeerd worden over het project. Met DUO en Friesland-college zet Eugène overlegstructuren op rondom dit project. Friesland-college gaat, als partner in MBO Life Sciences, mee in deze migratie.
Het projectteam doorloopt een uitvoerig test- en acceptatieprogramma. Testbevindingen en oplossingen registreert het team in JIRA. Eugène levert een gedetailleerd Go-live draaiboek op.
Go-live
Zo werkt het project voortvarend en gestructureerd naar de go-live toe. Medio juni besluit de Raad van Bestuur dat de instellingenfusie per 1 augustus 2021 plaats zal kunnen vinden. In de zomervakantie vindt de technische go-live plaats, en is de fusie een feit.
Lees hier meer over onze andere cases!
Wil je ook resultaat?
">