Harmonisatie na scholen fusie Firda
Firda is de naam van het nieuwe mbo college dat is ontstaan na de fusie van ROC Friese Poort en het Friesland college. Het resultaat is een college met ongeveer 24.000 studenten in 18 locaties in 7 steden in Friesland.
Voor 1 september 2024 moesten de processen, werkwijzen en systemen geharmoniseerd worden zodat referenties naar de oude colleges zou verdwijnen en er geen verschil meer zou zijn in systemen en manier van werken bij de verschillende locaties. Om dit te realiseren was een programma opgezet met acht projecten.
Resultaat
Barry kwam aan boord toen het programma al flink onderweg was en organiseerde daarom snel workshops om de scope, planning en benodigde teamleden vast te stellen. De insteek was om te kijken welke manier van werken bij de oude colleges het beste tot standaard gemaakt kon worden. Om te zorgen dat de oplossingen zouden passen en geaccepteerd zouden worden, was er van alle colleges een afvaardiging in de project teams.
Zijn focus op het algemeen belang leidde tot vertrouwen, draagvlak, een positieve teamgeest en creatieve oplossingen. Door zijn stijlflexibiliteit kon Barry variëren in doorduwen om te komen tot conclusies en vertragen om de buy-in van de organisatie te waarborgen.
Het resultaat was de succesvolle afronding van zijn projecten. De organisatie werd goed voorbereid op de go live door informatiesessies, handleidingen en vastgelegde procesflows. De vervolgprojecten heeft hij opgestart overgedragen aan interne mensen om kosten te besparen.
Opdracht
In november 2023 werd KWD Resultaatmanagement gevraagd om een projectmanager te leveren die snel meerdere projecten binnen een programma vlot kon trekken.
Het betrof het project voor de harmonisatie van Student Begeleidingsprocessen, Keuzedelen kiezen en Onderwijsontwikkeling. Deze projecten waren nog niet gestart ivm een tekort aan interne mensen die deze projecten zouden kunnen aansturen.
De opdracht bestond uit:
- As-is en to-be analysis
- Project plan (scope, planning, resources en aanpak)
- Projecten aansturen tijdens analyse, bouw/configuratie, test en go live
- Organisatie voorbereiden op go live d.m.v. informatiesessies en handleidingen
- Vastlegging in process flows
Aanpak
De moeilijkheid bij het project Student Begeleiding lag in de grote hoeveelheid en variëteit in processen en templates die gebruikt werden in de verschillende colleges die allemaal geanalyseerd en geharmoniseerd moesten worden.
Bij het Keuzedelen project zat de complexiteit in de vele uitzonderingssituaties in de verschillende colleges en in het feit dat beide systemen die in gebruik waren niet gezien werden als de toekomstige oplossing en dus was er geen animo om een van beide tot standaard te maken. Daarom moest er creatief en flexibel gekeken worden naar een nieuwe tijdelijke oplossing voor bepaalde doelgroepen.
Als klap op de vuurpijl werd ook nog gereorganiseerd en bepaalde teams en studenten werden organisatorisch en soms ook fysiek verhuisd van locatie. Door die verhuizingen gingen de as-is en to-be van de verschillende groepen op het laatste moment nog veranderen. Voor de oplossing bleek dit een complexiteit omdat er groepen gemengd gingen worden die vroeger verschillende tooling gebruikte.
Wil je ook resultaat?
">