Nieuw digitaal werken
Hoe ga je naar een M365 omgeving die het nieuwe digitale werken optimaal moet ondersteunen? Waarin je data, afspraken en werkwijzen zoveel mogelijk uniform en op elkaar afgestemd moet hebben? In een organisatie met meer dan twintigduizend medewerkers, geografisch verspreidt en met veel medewerkers die niet altijd voldoende digivaardig zijn. In een programma dat al een jaar bezig is, maar waar nog geen resultaten zijn opgeleverd en de business het vertrouwen in de verandering heeft verloren.
Onze programmamanager Arjan IJdo is op deze rijdende trein gestapt en neemt jou mee in de wijze waarop dit is aangepakt en welke resultaten zijn opgeleverd voor Facilicom.
Resultaat
KWD heeft het programma het ‘het Nieuwe Digitale Werken’ na een jaar relatieve stilstand weer vlot getrokken en de regie overgenomen. De bedoeling was om een technische datamigratie vanuit een verouderd rekencentrum uit te voeren en te migreren naar een moderne en optimale M365 omgeving die het nieuwe digitale werken zo optimaal mogelijk moet ondersteunen. Hiermee zou de business, met de nodige begeleiding en adoptie, prettiger en effectiever moeten kunnen werken.
Arjan heeft een vernieuwde aanpak voorgesteld en uitgerold. De beoogde resultaten werden al snel behaald. Door deze resultaten werd ook het verloren vertrouwen van de business weer snel teruggewonnen.
Opdracht
In november 2024 is KWD gevraagd om het programmamanagement over te nemen van het programma ‘het Nieuwe Digitale Werken’. Het programma had een sterke vertraging en had nog geen resultaten opgeleverd. Hierdoor had het programma een zeer negatief imago bij de business van Facilicom.
De impact op de organisatie was hoog en het was daarom belangrijk om het vertrouwen terug te winnen en snel resultaten te laten zien zodat de ambitie van het programma ook daadwerkelijk verwezenlijkt kon worden.
Aanpak
De Ambitie van het programma werd gedefinieerd als:
De transitie naar prettig en effectief werken in een nieuwe digitale werkomgeving (M365) voor alle divisies.
Voor het programma waren twee sporen opgezet. De technische datamigratie vanuit een sterk verouderd rekencentrum en het tweede spoor was gericht op de adoptie van de nieuwe digitale werkwijze. De uitdaging zat m.n. in de sterke afhankelijkheid en volgorde van beide sporen, de significante verandering in werken voor veel gebruikers en de grote volumes in de adoptie.
Voor elke divisie werd een blauwdruk van het nieuwe digitale werken gemaakt. Deze was leidend voor elke migratie en adoptie binnen een divisie.
In het adoptieprogramma werden de verschillende rollen binnen de organisatie getraind, de werkwijzen besproken en vertaald naar een implementatieplan per afdeling. Het mag duidelijk zijn dat de wisselwerking en de timing tussen de datamigratie en de verschillende onderdelen van het adoptieprogramma cruciaal waren. De migratieplanning was leidend hierin.
Het vertrouwen werd in belangrijke mate teruggewonnen door: Transparantie in de werkwijze en planning. Voor de werkwijze was een heldere procesflow gemaakt die geldig was voor elke divisie. Hiermee werd voor iedereen snel duidelijk wat de samenhang, de volgorde van de technische migratie en het adoptieprogramma was en wanneer een divisie aan de beurt was.
Nadat er twee divisies waren gemigreerd en geëvalueerd kon gesteld worden dat de aanpak werkte. De aanpak werd dan ook als standaard verder uitgerold over de rest van de divisies. Op dat moment is het programmamanagement van KWD overgedragen aan een interne programmamanager.
Wil je ook resultaat?
">