ERP systeem vervanging KLM tijdens COVID-19
Een ruim 20 jaar oud systeem vervangen door een nieuw ERP-systeem? Zeker! Een mooie klus voor KWD. Het betreft de gehele bedrijfsvoering van de cateraar van KLM – een organisatie die 7 dagen per week 24u per dag tegen de klok moet produceren. Extra uitdagingen: maatwerk software binnen scope; iedereen werkt thuis vanwege COVID-19; en de aankondiging van een bedrijfsreorganisatie waardoor veel banen komen te vervallen. Lees hoe Barry Peters de opdracht door deze turbulentie manoeuvreerde en soepel liet landen.
Resultaat
Barry heeft ervoor gezorgd dat KLM Catering Services (KCS) voor al haar afdelingen in één keer over is gegaan op het ERP-systeem Microsoft Dynamics 365. Het verouderde ERP-systeem is nu vervangen. Daardoor kan KCS verder met de optimalisatie en innovatie van de bedrijfsprocessen in fase 2. Menu- en dienstwissels die KLM regelmatig doorvoert, kunnen nu sneller en flexibeler ondersteund worden.
Opdracht
KCS is een van de top 5 luchtvaart-cateraars in Europa en verzorgt al het eten en drinken aan boord.
In september 2020 vroeg KCS aan KWD Resultaatmanagement om een ERP-implementatie te leiden. Barry nam het hele projectmanagement op zich van alle processen en afdelingen. Hij nam de rol over van een door ziekte teruggetreden projectmanager.
Aanpak
Alle betrokkenen bij het project werken vanuit huis; KCS kondigt een grote reorganisatie aan met véél personele consequenties. In deze setting met baanonzekerheid en covid-19 beperkingen het kloppende hart van de organisatie vervangen door een nieuw hart: KCS koos een nieuwe route. KCS stapte van het oude BaaN-pakket (tegenwoordig: Infor) over naar Microsoft Dynamics 365 voor de bedrijfsonderdelen Inkoop, Productie en Finance.
De stuurgroep had in eerste instantie gekozen om live te gaan met een zeer beperkt Minimum Viable Product (MVP). De gedachte was dat dit acceptabel zou zijn, doordat er extreem weinig gevlogen werd vanwege covid. Gaandeweg het project kwam het inzicht dat de opschaling van het aantal vluchten sneller zou verlopen dan gedacht. Waarmee het project belangrijke ontbrekende functionaliteit alsnog leveren moest. De stuurgroep besloot de scope uit te breiden tìjdens het project; als gevolg moest het project met spoed veel complexe maatwerksoftware opleveren. Om dit snel en praktisch te realiseren koos Barry voor een hybride vorm van projectmanagement – een aanpak waarin zowel Agile als Prince2 een plek had en het project zowel online als onsite werd uitgevoerd.
Van MVP naar volledige oplevering
Hiermee veranderde het project van een implementatie van een MVP-versie naar een project waarin àlle bouw-, test- en conversie-aspecten zaten:
- Bouw van complexe logica in maatwerk software
- Bouw van migratie tooling
- Testen van software en van migratie tooling
- Interface bouw en test
- End-to-end acceptatie testen
- Conversie strategie en draaiboek
- Supportorganisatie inrichten en afspraken met externe partijen
- Opleiding van alle medewerkers
- Go live en nazorg
Door zijn ervaring met end-to-end projecten en complexe conversies kon Barry de medewerkers in de toch al onzekere tijden goed begeleiden. Barry kon medewerkers, stuurgroep en projectgroep vertrouwen geven in de afloop van het project. Middels het bijhouden van een stoplicht-dashboard op de acceptatiecriteria maakte Barry inzichtelijk in hoeverre de organisatie klaar was om live te gaan.
Borgen Agile-werkwijze
Inmiddels is fase 2 gestart waarin KCS de processen en de software kan optimaliseren. Bij deze fase past Agile werken nog beter en dus kon Barry deze manier van werken goed in de organisatie borgen, waarna KCS hier zelf mee door kon ná fase 2.
Lees hier meer over onze andere cases!
Wil je ook resultaat?
">