Aanbesteding Onderwijs OntwikkelTool
Het Koning Willem I College koos via een Europese aanbesteding een nieuwe onderwijs ontwikkeltool. Als projectmanager vanuit KWD Resultaatmanagement leidde Peter van Dongen dit traject. Met een zorgvuldig samengesteld projectteam werd transparant en efficiënt gewerkt aan het selecteren van een strategische partner. Heldere communicatie, strikte naleving van deadlines en duidelijke beoordelingscriteria zorgden voor vertrouwen bij stakeholders. Dit resulteerde in een breed gedragen keuze voor SQill van YourNextConcepts, waarmee het fundament werd gelegd voor verdere professionalisering van onderwijsprocessen.
Resultaat
De aanbesteding leidde tot de keuze voor YourNextConcepts met hun ontwikkeltool SQill. Dankzij een gestructureerd en transparant proces ontstond breed draagvlak onder stakeholders. Het resultaat was een heldere en goed onderbouwde keuze voor een strategische partner. Hiermee werd het fundament gelegd voor een succesvolle implementatie, gericht op harmonisatie en automatisering van onderwijsprocessen van elf afdelingen binnen het college.
Opdracht
Het Koning Willem I College had behoefte aan een centraal systeem om het onderwijsontwikkelproces van elf onderwijsafdelingen te faciliteren. Dit systeem moest andere systemen voeden die tot dan toe handmatig werden gevuld. Via een niet-openbare Europese aanbesteding werd gezocht naar een partner die processen kon integreren en standaardiseren. Belangrijk hierbij was het transparant managen van verwachtingen, duidelijkheid rondom deadlines en het zorgvuldig beoordelen van inschrijvers op prijs, kwaliteit en praktijkgerichte demonstraties.
Aanpak
Peter stelde een multidisciplinair projectteam samen van dertig experts vanuit verschillende onderwijsafdelingen en specialismen. Zij formuleerden gezamenlijk een gedetailleerd programma van eisen (PvE). Om maximale objectiviteit en transparantie te waarborgen, werd gekozen voor een niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure. Het managen van verwachtingen gebeurde via regelmatige afstemming met alle stakeholders en duidelijke communicatie over voortgang en besluitvorming. In het proces werd consequent vastgehouden aan wettelijke termijnen en heldere spelregels, bijvoorbeeld bij het te laat aanleveren van documenten. Tijdens de beoordelingsfase werden demonstraties op basis van vooraf gedefinieerde use cases georganiseerd, waaronder het demonstreren van een integratiemogelijkheden en het tonen van workflow ondersteuning. De demonstraties werden beoordeeld door de 30 experts van de verschillende afdelingen en specialismen. Deze zorgvuldige aanpak garandeerde een eerlijke en transparante beoordeling, wat leidde tot breed gedragen consensus over de uiteindelijke keuze voor de ontwikkeltool SQill.
Wil je ook resultaat?
">