Fusie Onderwijs Systemen
Integratie van Eduarte bij Firda
ROC Friese Poort en Friesland College besloten medio 2022 om te fuseren tot Firda.
KWD-projectmanager Eugène Penders werd gevraagd om de studentinformatie-systemen hiervoor te integreren. Met een harde deadline, een strakke planning en een slimme fasering na onverwachte uitdagingen werd de migratie succesvol afgerond voor het nieuwe studiejaar 2023/24.
Medio 2022 benadert het Friesland College KWD-er Eugène Penders (bekend door zijn eerdere fusieproject voor Aeres en Nordwin College). Men vraagt hem om als projectmanager zorg te dragen voor alle aanpassingen in de onderwijsprocessen, -systemen en -gegevens die nodig zijn voor de geplande instellingenfusie met ROC Friese Poort op 1 augustus 2023.
De nieuwe instelling, Firda, bestaat uit ca. 25.000 studenten. Door een gelijktijdige reorganisatie gaan onderwijsteams vanuit 6 mbo-colleges het Firda–onderwijs verzorgen.
Resultaat
Op 1 augustus 2023 fuseren ROC Friese Poort en Friesland College tot Firda met onderwijsteams in de mbo-colleges Drachten, Emmeloord/Urk, Heerenveen, Leeuwarden-Noord/Dokkum, Leeuwarden-Zuid en Sneek. Door onverwachte problemen bij de hoofdaannemer wordt het nog zeer spannend met 1 augustus als “fixed deadline”. Dankzij een slimme fasering met scherpe sturing en uitstekend teamwork van alle betrokkenen lukt het om alle onderwijssystemen tijdig nog voor de geplande zomervakanties, gebruiksklaar op te leveren voor het studiejaar 2023/24.
Opdracht
Door het gekozen “as is” scenario (2 werelden naast elkaar) moeten studenten en medewerkers voorlopig op hun oude, vertrouwde manier kunnen werken in één geïntegreerde Eduarte omgeving. Uiteraard heeft de reorganisatie wel impact.
Technisch is dit scenario complex. Een SIS lijkt op een ERP-applicatie met een suite aan mogelijke modules. Het SIS staat centraal in het IT-landschap (veel koppelingen met interne en externe systemen). Beide fusiepartners hebben Eduarte anders ingericht: zo gebruikt de één de Eduarte-module voor het hele stageproces (BPV), terwijl de ander een separate applicatie gekoppeld aan Eduarte gebruikte, en beide werkwijzen moeten dus in één geïntegreerd SIS mogelijk blijven.
Aanpak
Het project kent 3 deelprojecten:
- Team “Processen en Eduarte” is verantwoordelijk voor de onderwijsprocessen met vereiste functionaliteit en gegevens vanuit de geïntegreerde Eduarte-omgeving. Eugène is de teamleider.
- Team Datamigratie voert de technische samenvoeging van beide Eduarte-omgevingen (functionaliteit en gegevens) uit middels scripts. Hoofdaannemer Topicus neemt dit werkpakket voor haar rekening.
- Team “Koppelingen” is verantwoordelijk voor alle datastromen tussen Eduarte en omliggende applicaties (van beide fusiepartners) na integratie. Een KWD-collega geeft leiding aan dit team.
Na een voortvarende start komt het project in mei 2023 onverwachts in zwaar weer als blijkt dat er grootschalige rework nodig is in de migratiescripts, en de hoofdaannemer de vereiste extra resourcing onmogelijk tijdig beschikbaar kan maken. De geplande periode voor cutover (eerste 2,5 week zomervakantie waar alle teamleden van Firda en leveranciers hun eigen vakanties op afgestemd hebben) dreigt niet gehaald te worden.
Door Firda en Topicus wordt een zeer ambitieuze planning opgesteld om de oorspronkelijke startdatum van de cutover te halen met dakpansgewijze aanpak. Dankzij een enorme slagvaardigheid van alle betrokkenen wordt de planning gehaald. De cutover kan tijdig en succesvol worden uitgevoerd.
Wil je ook resultaat?
">