Procesharmonisatie onder tijdsdruk
Op 1 augustus 2023 ontstond mbo-instelling Firda vanuit een fusie. Eugène Penders krijgt in november 2023 de opdracht om alle onderwijsprocessen al per studiejaar 2024/25 Firdabreed te harmoniseren.
Dit is een uitdaging. Na de fusie worden de processen van beide fusiepartners in studiejaar 2023/24 nog naast elkaar gebruikt in een geïntegreerd IT-landschap. Vanuit beider overtuigingen en beleid waren hun werkwijzes soms heel verschillend. Om dat te harmoniseren in deze tijdslijnen is kort dag: diverse onderwijsprocessen zoals roosteren en examenplannen starten al in het voorjaar. Ook staat de Firda-organisatie nog onder grote druk na de fusie en gelijktijdige reorganisatie.
De opdrachtgever over Eugène
"Eugène is heel belangrijk geweest om in één schooljaar dit resultaat samen met Firda te bereiken. Een prestatie van formaat. De kracht van Eugène zit in zijn enorme werklust en doorzettingsvermogen in een complexe omgeving. Hij hanteert een gestructureerde aanpak, geen losse eindjes en het is prettig en professioneel formeel en informeel schakelen en sturen op projecten en het programma. Hij is in staat om vakkundig en slim te schakelen en verbinden tussen de verschillende belangen en stakeholders. We hebben een veranderkundig zeer intensief traject gehad. Oog voor het onderwijs en de ‘business’ processen heeft voorop gestaan in de aanpak. Hierin heeft Eugène ook een sterke professionele ontwikkeling gemaakt en dit blijkt mede uit zijn passie en betrokkenheid bij Firda als opdrachtgever." Jan Aalberts, directeur programma Wendbaar & Responsief Onderwijs, Firda
Resultaat
Het lukt om op een gestructureerde en beheersbare manier toe te werken naar tijdige en succesvolle introductie van alle onderwijsprocessen voor studiejaar 2024/25.
Belangrijke succesfactoren:
- Focus op “minimal viable product”: de projectteams vergelijken de werkwijzes van de voormalige fusiepartners en kiezen de beste (cherry-picking). Gevolg: eenvoudig keuzeproces leidt tot procesontwerp dat minimale inspanning vraagt qua ontwikkeling (bestaande procesinrichting) en implementatie (deels bekende inrichting) met laag risicoprofiel (bewezen inrichting).
- Professionele programma-organisatie met gedegen overlegstructuren en prettige samenwerking: er wordt een stevige programma-organisatie opgebouwd met 10 projectteams en 6 transitieteams met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en een goede sfeer, waarbij issues samen worden opgelost en successen gevierd worden.
Opdracht
Op 1 augustus 2023 is Firda ontstaan uit de fusie van ROC Friese Poort en Friesland college (zie casestudy SIS-integratie). Samenwerking en synergie worden belemmerd doordat in het eerste studiejaar nog met de oude processen naast elkaar gewerkt wordt.
Eind november 2023 keurt de Programmastuurgroep het Programmavoorstel goed met de kaders om alle onderwijsprocessen te harmoniseren.
Projectorganisatie
De programmastuurgroep bestaat uit de voorzitter en een lid van het College van Bestuur en directeuren van mbo-colleges en centrale diensten. Voor effectieve besluitvorming krijgen drietallen van directeuren verder de nieuwe rol van “proceseigenaar” voor een groep onderwijsprocessen.
Interne projectleiders krijgen begeleiding en – naar behoefte – training door Eugène. 2 KWD-projectmanagers maken het programmateam compleet.
Aanpak
Er wordt strikt gestuurd op de deadlines. Al in december blijkt dat beoogde teamleden onvoldoende tijd beschikbaar kunnen maken. Eugène rapporteert “een rode vlag” aan de programmastuurgroep, die onderkent dat de organisatie nog druk is na fusie en reorganisatie. Besloten wordt om de resourceclaim met prioriteit bij alle directeuren neer te leggen en te bepalen of de ambities haalbaar te maken zijn. De directeuren steunen het belang van het programma en maken de gevraagde resources vrij.
Nu ontstaat er tempo. De projectteams hakken samen snel en goed knopen door over de Firdabrede inrichting van alle onderwijsprocessen. Een extern bureau legt de geharmoniseerde processen vast in concrete en goed leesbare schema’s.
Alle processen en projectplannen worden met de project- / transitieteams en stakeholders doorgenomen en afgestemd. Met positief advies worden het programmaplan begin maart aan de stuurgroep voorgelegd en goedgekeurd.
Daarna stomen de projecten en transitieteams in rap tempo op. Gefaseerd worden alle onderwijsprocessen gebruiksklaar gemaakt en succesvol in gebruik genomen. Uiteraard zijn er issues, maar die worden in goede samenwerking van project- en transitieteams opgelost.
Firda werkt in studiejaar 2024/25 met geharmoniseerde onderwijsprocessen. Een prachtig en belangrijk resultaat!
Wil je ook resultaat?
">